Você retorna a seu escritório a partir de uma reunião à tarde e decidir verificar e-mail. Você quer saber onde foi o seu dia depois de passar horas baixando mensagens, ler alguns, excluindo outros, a elaboração de respostas e arquivamento aqueles que você quer trabalhar mais tarde. Sua caixa de e-mail estava cheia quando você chegou ao trabalho esta manhã e amanhã promete não ser diferente.
Qual é essa explosão de e-mail? Houve um momento em que o mundo inteiro decidiu usar a internet como ferramenta de comunicação empresarial da escolha? Existem regras para a gestão dessas mensagens e de ser um usuário profissional e educado de correio eletrônico? Há, mas nem todo mundo tem obtido a palavra.
Seu e-mail é tanto uma parte da sua imagem profissional como as roupas que veste, o que você escreve cartas postais (supondo que você ainda faz), a saudação do seu correio de voz e do aperto de mão você tem a oferecer. Se você quer imprimir em todas as frentes e construir relacionamentos de negócios positivo, prestar atenção ao seu e-mail e fique longe desses doze dos principais erros de e-mail:
1. Omitindo na linha Assunto. Estamos muito além do tempo quando não percebemos a importância do assunto. Não faz sentido enviar uma mensagem que diz "não assunto" e parece ser sobre nada. Dado o enorme volume de e-mail que cada pessoa recebe, o cabeçalho de assunto é essencial se você quiser ler a sua mensagem em breve. O assunto tornou-se o gancho.
2. NÃO FAZER A SUA LINHA DE ASSUNTO SIGNIFICATIVA. Seu cabeçalho deve ser pertinente à sua mensagem, e não apenas "Olá" ou "Olá". O destinatário vai decidir a ordem em que ele lê e-mail baseado em quem o enviou e que se trata. Seu e-mail vai ter muita concorrência.
3. ARGUMENTO alterar o cabeçalho para corresponder com o assunto. Por exemplo, se você estiver escrevendo seu editor da web, o cabeçalho, pode ser "o conteúdo do site." No entanto, como se desenvolve o seu site e enviar mais informações, etiqueta cada mensagem pelo que ela é ", informação de contato", "gráficos", ou "home page". Não basta clicar em "resposta" de cada vez. Adicionando mais informações ao cabeçalho irá permitir que o destinatário para encontrar um documento específico em sua pasta de mensagens / ela sem ter que procurar cada um que você enviou. Iniciar uma nova mensagem, se você mudar de assunto todos juntos.
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4. NÃO personalizar seu mensagem ao destinatário. E-mail é informal, mas ele ainda precisa de uma saudação. Começam com "Dear Mr. Broome," Dear Jim "," Olá, Jim, "ou apenas" Jim ". Falha ao colocar o nome da pessoa pode fazer você e seu e-mail parece frio.
5. Não contabilização de TONE. Quando você se comunica com outra pessoa cara a cara, 93% da mensagem é não-verbal. E-mail não tem a linguagem do corpo. O leitor não pode ver seu rosto ou ouvir o seu tom de voz tão escolheu suas palavras com cuidado e ponderação. Coloque-se no lugar da outra pessoa e pense como suas palavras podem vir através do ciberespaço.
6. ESQUECER PARA verificar a ortografia e gramática. Nos primeiros dias de e-mail, alguém criou a noção de que esta forma de comunicação não têm que ser letra perfeita. Errado. Ele faz. É uma representação de você. Se você não certifique-se de e-mail está correto, as pessoas vão questionar o calibre de outro trabalho que você faz. Use a capitalização apropriada e pontuação, e sempre verificar a ortografia. Lembre-se que o seu corretor ortográfico vai pegar as palavras com erros ortográficos, mas não mal-empregadas. Ele não pode dizer se você quis dizer "de" ou "forma", "para" ou "fro", "ele" ou "o".
7. Escrever o romance americano grande. E-mail é para ser breve. Mantenha a sua mensagem curta. Use apenas alguns parágrafos e algumas frases por parágrafo. Pessoas skim seu e-mail para uma missiva longa é desperdiçado. Se você está escrevendo uma mensagem muito longa, pegar o telefone ou uma reunião.
8. ENVIO E-MAIL SEM PERMISSÃO. A maioria todo mundo é culpado de um presente, mas pensar nisso. Se a mensagem foi enviada para você e só você, por que você assumir a responsabilidade de transmiti-la? Demasiadas vezes as informações confidenciais se tornou global, devido à falta de alguém do julgamento. A menos que você pediu ou solicitar permissão, não passe adiante tudo o que foi enviado apenas para você.
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7. Escrever o romance americano grande. E-mail é para ser breve. Mantenha a sua mensagem curta. Use apenas alguns parágrafos e algumas frases por parágrafo. Pessoas skim seu e-mail para uma missiva longa é desperdiçado. Se você está escrevendo uma mensagem muito longa, pegar o telefone ou uma reunião.
8. ENVIO E-MAIL SEM PERMISSÃO. A maioria todo mundo é culpado de um presente, mas pensar nisso. Se a mensagem foi enviada para você e só você, por que você assumir a responsabilidade de transmiti-la? Demasiadas vezes as informações confidenciais se tornou global, devido à falta de alguém do julgamento. A menos que você pediu ou solicitar permissão, não passe adiante tudo o que foi enviado apenas para você.
9. Pensando que ninguém nunca vai ver SEU E-MAIL. Depois que ele deixou sua caixa de correio, você não tem idéia de onde o e-mail vai acabar. Não use a Internet para enviar qualquer coisa que você não podia ver em um outdoor na sua maneira de trabalhar no dia seguinte. Utilizar outros meios para comunicar informações pessoais ou confidenciais.
10. Deixando de fora a sua assinatura. Sempre perto com o seu nome, mesmo que seja incluído no topo do e-mail, e adicionar informações de contato como telefone, fax e endereço. O destinatário pode querer chamar mais falar ou enviar documentos que não podem ser enviados por email. Criação de um bloco de assinatura formal com todos os dados que é a abordagem mais profissional.
11. Esperando uma resposta imediata. Nem todo mundo está sentado na frente do computador com e-mail ativado. A beleza da comunicação pela Internet é que é conveniente. Não é uma interrupção. As pessoas podem verificar suas mensagens quando lhes convém, não você. Se sua comunicação é tão importante que você precisa ouvir de volta imediatamente, usar o telefone.
12. Completar o "A" primeira linha. O nome ou endereço da pessoa a quem você está escrevendo é realmente o último pedaço de informação que você deve entrar. Confira tudo o mais cuidadosamente. A prova de gramática, ortografia, pontuação e clareza. Você quis dizer o que precisava ser dito? Como foi o seu "tom de voz"? Se você estava a pouco menos emocional quando escreveu o e-mail, que você deixe descansar por um período de tempo? Você incluiu o anexo que queria mandar? Se você digitar o nome do destinatário primeiro, um simples deslize dos dedos da mão pode enviar uma mensagem antes da sua hora. Você nunca pode levá-lo de volta.
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