E-mail Protocolo n º 12 regras simples para ficar conectado

O correio eletrônico é uma maneira rápida, fácil e conveniente de imediato a ligação com as pessoas ao redor do globo. Para garantir as nossas mensagens não confunda ou alienar os outros, é importante para a prática de etiqueta e-mail básico. Aqui estão doze regras simples e-mail para mantê-lo ligado e certifique-se cada comunicado é claro, polido e profissional.

Regra n º 1 - Seja conciso. Siga a regra do KISS (mantê-lo curto e doce). Vá direto ao ponto, de forma clara. Mantenha os parágrafos curtos - três ou quatro frases, no máximo. Se você achar que precisa enviar um e-mail que é mais do que alguns poucos parágrafos, rever ou considerar a mensagem de pegar o telefone ou uma visita pessoal ao invés.

Regra n º 2 - Cuidado com suas palavras. Antes de enviar qualquer e-mail, verifique a sua mensagem. Pergunte a si mesmo: "Qual é o meu propósito para o envio deste e-mail?" Entusiasmo, raiva e ansiedade são as emoções que podem provocar uma coceira só uma resposta imediata aquecida pode riscar. Sempre escolher conscientemente as suas palavras e ser certo que cada comunicado de forma precisa e claramente transmite a sua mensagem. Tenha cuidado com o que você diz e como você diz, porque suas palavras podem voltar para assombrá-lo. Palavras, especialmente a palavra escrita, pode viver e ser lembrado para sempre. Não diga alguma coisa no calor do momento que você não pode pegar de volta.

Regra n º 3 - Siga um formato. Toda correspondência que você enviar é um reflexo do que você e sua organização. Portanto, no mínimo, cada e-mail precisa ter esses elementos - uma saudação, um ignorado linha antes e depois de cada parágrafo, um fecho ou ligue para a ação, e uma assinatura (que o identifica e oferece caminhos alternativos para manter contato com você) .

Regra n º 4 - A verificação ortográfica. Enquanto a verificação ortográfica pode verificar com precisão por erros ortográficos, que não vai reconhecer todos os erros. Antes de bater no botão de enviar, verifique cada e-mail para a ortografia, pontuação e gramática. Um e-mail preenchido com vários erros não só é difícil de ler e entender, que testa a paciência do destinatário, que pode decidir a sua mensagem não tem valor e simplesmente não vale a pena ler.

reflexo do que você e sua organização. Portanto, no mínimo, cada e-mail precisa ter esses elementos - uma saudação, um ignorado linha antes e depois de cada parágrafo, um fecho ou ligue para a ação, e uma assinatura (que o identifica e oferece caminhos alternativos para manter contato com você) .

Regra n º 4 - A verificação ortográfica. Enquanto a verificação ortográfica pode verificar com precisão por erros ortográficos, que não vai reconhecer todos os erros. Antes de bater no botão de enviar, verifique cada e-mail para a ortografia, pontuação e gramática. Um e-mail preenchido com vários erros não só é difícil de ler e entender, que testa a paciência do destinatário, que pode decidir a sua mensagem não tem valor e simplesmente não vale a pena ler.

Regra n º 5 - Enviar mensagens para sua caixa de saída em primeiro lugar. Desative o "auto enviar" no seu software de e-mail e, ao contrário, as mensagens enviadas para a "caixa de saída" em primeiro lugar. Isso lhe dá uma segunda chance para rever o seu e-mail para o conteúdo e intenção. Se o seu e-mail é uma resposta, agora você vai ser capaz de reler a mensagem original para ter certeza de que não interpretem mal a mensagem. Em caso de dúvida, solicitar esclarecimentos antes de responder.

Como regra, sempre esperar pelo menos 24 horas antes de responder a uma aquecida e-mail. Isso geralmente é tempo suficiente para se refrescar e pensar com clareza. Releia a mensagem e perguntar se você interpretou mal o e-mail. Se assim for, pelo menos agora você pode clicar em "apagar" em vez de enviar. "Lembre-se de comunicar sempre com integridade e respeito.

Regra n º 6 - Evite escrever tudo em maiúsculas. Texto escrito em letras maiúsculas é difícil para os olhos e é difícil de ler. Mais importante ainda, todas as tampas em um GRITOS e-mail para o leitor. É melhor escrever em maiúsculas e minúsculas. Se você precisa chamar a atenção para uma palavra, considere o uso de negrito ou itálico para dar ênfase.

Regra n º 7 - Responder a todos com moderação. Quando você responde a uma massa de e-mail (uma mensagem enviada a vários destinatários), determinar se todos os listados deve receber sua resposta. Se a resposta para o remetente só é suficiente e adequada, o hit "resposta" contra o "responder a todos" para reduzir mail múltiplas e desnecessárias.

Regra n º 8 - Mantenha-se atualizado. Assim como correio de voz, certifique-se de manter a sua mensagem de resposta automática up-to-date. Um desatualizados resposta automática é tão mau como voice mail datado - informação que não serve para nada.

barraca. Se o seu e-mail é uma resposta, agora você vai ser capaz de reler a mensagem original para ter certeza de que não interpretem mal a mensagem. Em caso de dúvida, solicitar esclarecimentos antes de responder.

Como regra, sempre esperar pelo menos 24 horas antes de responder a uma aquecida e-mail. Isso geralmente é tempo suficiente para se refrescar e pensar com clareza. Releia a mensagem e perguntar se você interpretou mal o e-mail. Se assim for, pelo menos agora você pode clicar em "apagar" em vez de enviar. "Lembre-se de comunicar sempre com integridade e respeito.

Regra n º 6 - Evite escrever tudo em maiúsculas. Texto escrito em letras maiúsculas é difícil para os olhos e é difícil de ler. Mais importante ainda, todas as tampas em um GRITOS e-mail para o leitor. É melhor escrever em maiúsculas e minúsculas. Se você precisa chamar a atenção para uma palavra, considere o uso de negrito ou itálico para dar ênfase.

Regra n º 7 - Responder a todos com moderação. Quando você responde a uma massa de e-mail (uma mensagem enviada a vários destinatários), determinar se todos os listados deve receber sua resposta. Se a resposta para o remetente só é suficiente e adequada, o hit "resposta" contra o "responder a todos" para reduzir mail múltiplas e desnecessárias.

Regra n º 8 - Mantenha-se atualizado. Assim como correio de voz, certifique-se de manter a sua mensagem de resposta automática up-to-date. Um desatualizados resposta automática é tão mau como voice mail datado - informação que não serve para nada.

Regra n º 9 - Office e-mail nunca é pessoal. A menos que seja a empresa, qualquer e-mail enviado através do seu computador do escritório é propriedade do empregador e está sujeita à sua jurisdição. Não existe tal coisa como e-mail pessoal no trabalho. Fique atento e observe o que dizer, porque cada mensagem que você representa e da organização.

Regra n º 10 - Mantenha-se organizado. Tentando salvar cada e-mail cria confusão. Tenha o hábito de poupar necessário apenas e-mails e descartando o resto. Certifique-se de apagar as mensagens de sua caixa de entrada, excluídos e enviados caixas de mensagem. Isto irá reduzir a desordem eo espaço livre do computador se muito necessária. Revisão periódica para que você não se sentir sobrecarregado com a visão de meses ou anos no valor de mensagens. Se a sua caixa está cheia, agora, comprometam a rever pelo menos 15 mensagens de cada caixa diariamente até que todos estejam envolvidos. Além disso, certifique-se regularmente backup de todas as caixas de correio, para o caso.

Regra n º 11 - Resposta de e-mail. Eu não posso te dizer quantas vezes eu mandei um e-mail solicitando informações específicas apenas para receber uma resposta com metade, se for o caso, as minhas perguntas respondidas. Isto agora requer o envio de uma segunda mensagem para obter as respostas necessárias. Ao responder a um e-mail com várias perguntas, a resposta do seu tipo ao lado as questões de uma fonte de cor diferente da mensagem original. Isso mostra claramente a sua resposta e permite que o leitor facilmente adaptar a resposta a uma pergunta e garante ter respondido todas as perguntas do remetente.

Regra n º 12 - Seja paciente. Com a proliferação de mensagens de texto, PDAs e Blackberrys, muitas pessoas enviam um e-mail e esperar uma resposta sobre o local dentro de momentos de uma mensagem sendo enviada. É razoável esperar que outros a largar tudo para atender de imediato a todos os seus caprichos. Ao enviar e-mail, ser paciente e permitir que uma quantidade razoável de tempo para passar antes que você espera uma resposta.